Negli ultimi anni, spinta dai cambiamenti delle metodologie di lavoro e dalla diffusione di modalità innovative come lo smart working, la tecnologia dei sistemi di videoconferenza ha fatto dei progressi significativi.
Le aziende hanno iniziato a sentire il bisogno di nuovi meccanismi che permettessero di garantire una continuità delle attività anche a distanza e di avere scambi e comunicazioni in tempo reale con collaboratori da qualsiasi parte del mondo.
Per fare questo, e per offrire ai professionisti un’interazione semplice ed una cooperazione più dinamica, ogni realtà dovrebbe iniziare dal rinnovare una sala riunioni.
In una meeting room tecnologica e funzionale l’elemento che non deve assolutamente mancare è un sistema di videoconferenza progettato in base alle specifiche esigenze di business di un’azienda e con una serie di caratteristiche e funzionalità imprescindibili.
Quali caratteristiche deve avere un sistema di videoconferenza per una sala riunioni smart?
In una sala riunioni digitalizzata tutti i partecipanti ad un meeting possono collaborare tra loro e interagire in tempo reale.
Per raggiungere questo obiettivo è necessario affidarsi a device di ultima generazione, oltre che a soluzioni video ed a tecnologie audio progettate appositamente per migliorare condivisione e connettività.
Al massimo della sua configurazione il sistema di Video Conferencing utilizzato dovrebbe comprendere anche webcam, videocamere HD, tablet, microfoni e amplificatori.
Ma gli aspetti da considerare nella scelta sono molteplici e dipendono principalmente da tre fattori.
- Dimensioni dell’ambiente: per garantire un’esperienza video e audio di qualità è necessario studiare bene lo spazio a disposizione e quindi individuare la configurazione migliore basandosi soprattutto sulla grandezza della stanza.
- Specifiche tecniche: sono estremamente importanti anche le specifiche tecniche dei dispositivi, audio o video, utilizzati. La trasmissione, infatti, non può essere affidata a webcam tradizionali ma è opportuno utilizzare delle telecamere con una risoluzione più alta. Per quanto concerne l’audio, l’ideale è optare per videocamere con un sistema array di microfoni integrati.
- Microfoni: è poi fondamentale che ogni partecipante abbia la possibilità di parlare ed essere sentito da tutti nel corso dell’intera riunione. Sono quindi necessari un numero di microfoni che sia idoneo all’ampiezza dello spazio e al totale dei presenti.
Per allestire una meeting room altamente tecnologica e professionale si può infine optare per dei sistemi di videoconferenza all-in-one, una soluzione preconfigurata, completa e modulare.
Quali sono i vantaggi di un sistema di videoconferenza?
La videoconferenza, sia che avvenga attraverso piattaforme online di web meeting, sia che si basi su sistemi hardware appositamente progettati per sale riunioni, è un ottimo strumento per organizzare webinar, incontri e appuntamenti formativi, anche destinati ad un gran numero di persone.
Ma quali sono i principali vantaggi dell’utilizzo della videoconferenza come luogo di incontro virtuale?
- La versatilità: i partecipanti ad una conferenza video possono collegarsi da qualunque posto e con qualsiasi device.
- La semplicità: è possibile organizzare un meeting in pochi minuti; le applicazioni per le videoconferenze, inoltre, si integrano facilmente con i calendari personali dei collaboratori.
- L’efficacia: la riunione è resa stimolante e interattiva grazie alle funzionalità di presentazione avanzate dei programmi per videoconferenze.
- Il risparmio: la videoconferenza permette un risparmio di tempo e di denaro, in quanto elimina la necessità di spostamenti e viaggi costosi.
I’mprinting offre consulenza e supporto alle aziende che intendono configurare delle sale riunioni smart e trasformare i propri uffici in Hybrid Workplaces.
Per fare questo si avvale di display interattivi Samsung FLIP e delle tecnologie di videoconferencing Logitech come Rally Plus, la soluzione all-in-one comprensiva di altoparlanti, videocamere, microfoni, hub da tavolo e da schermo, telecomandi e tutti gli accessori necessari.
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